Política de Tratamiento de Datos Personales LLDC

Líneas Logísticas de Colombia S.A.S. con NIT 901.167.319-1 y domicilio en Medellín (Antioquia), en adelante “LLC” o “Responsable del Tratamiento”, garantizando el derecho constitucional de Hábeas Data consagrado en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia de 1991, desarrollado por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014, normas compiladas en el Decreto Único Nacional del Sector Comercio, Industria y Turismo 1074 de 2015 (Artículos 2.2.2.25.1.1. al 2.2.2.26.3.4), establece por medio del presente documento, la Política de Tratamiento de Datos Personales que garantiza que las personas conozcan, actualicen y rectifiquen la información que se ha recogido en bases de datos. Protegiendo, además, el derecho a la intimidad personal y familiar, el buen nombre, la libertad de informar y de recibir información veraz e imparcial.

Responsable del tratamiento
de datos personales

Así pues, LLC es Responsable del tratamiento de los datos personales, privados, semiprivados y sensibles de todos sus Clientes, empleados, accionistas, contratistas, proveedores, colaboradores y aliados, sobre los cuales decida de forma autónoma y directa. Para esto, LLC cuenta con los recursos humanos, tecnológicos, financieros y de infraestructura administrativa de calidad, con el fin de atender de manera valida y ecuánime el tratamiento, así como la protección y confidencialidad necesario sobre la información, para garantizar el ejerció de los derechos de los Titulares.

Información General del Responsable
del Tratamiento de Datos Personales

Domicilio: Medellín – Antioquia

Dirección: Diagonal 79 A 5 299, Bloque 11 apartamento 244, Unidad Cedros de la Colina

Teléfono:
3146045182 – 3137224586

Correo electrónico: gerencia@lineaslogisticas.com.co

Definiciones

Aviso de Privacidad

Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable de la custodia de la información, dirigida al Titular de la misma, para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la Política de Tratamiento de la Información Personal que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a sus datos personales.

Consentimiento del Titular
Es una manifestación de la voluntad, informada, libre e inequívoca, a través de la cual el titular de los datos de carácter personal acepta que un tercero utilice su información con fines comerciales.
Base de Datos
Conjunto de datos recogidos y organizados.
Dato Personal
Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que pueda asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados, privados o sensibles.
Tratamiento
Conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Encargado del Tratamiento
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
Responsable del Tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y el Tratamiento de éstos.

Dato Semiprivado
Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.
Dato Privado
Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Datos Sensibles
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Fuente de Información
Es la persona, entidad u organización que recibe o conoce información personal de los Titulares, en virtud de una relación comercial o de servicio o de cualquier otra índole y que, en razón de la Autorización legal, el Titular suministra esos datos a un Operador de Información.
Operador de Información
Es la persona, entidad u organización que recibe de la fuente información personal sobre varios Titulares, la cual administra y pone en conocimiento del usuario final. Por tanto, el operador en cuanto tiene acceso a la información personal de terceros, se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstos para garantizar la protección de los derechos del Titular de la información.
Titular de la Información
Persona cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Reclamo
Solicitud del Titular de la información o de las personas autorizadas por este o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales contenido en las bases de datos o para revocar la Autorización de Tratamiento de sus Datos Personales.
Dato Público
Es el dato que la ley o la constitución determinan como tal, así como aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos por naturaleza jurídica y están normalmente contenidos en registros o documentos públicos, gacetas, sentencias ejecutoriadas y no sometidas a reserva. Son datos públicos, entre otros los relativos al estado civil de las personas.

Principios

Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos personales
El Tratamiento de datos debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad
El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad
El responsable solo realizará tratamiento de los datos personales sobre los cuales cuente con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad
La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia
En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida
El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
Principio de seguridad
La información sujeta a Tratamiento por parte del Responsable se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad
Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la normatividad citada en la presente Política o en los contratos suscritos con El Responsable o Encargado.
Tratamiento de
la información personal
La información y datos personales integrados en las bases de datos que LLC gestiona como responsable o encargado son sometidos al siguiente tratamiento
1.
Se registran los datos personales, privados, semiprivados y sensibles en las bases de datos, previa autorización del Titular de la misma.
2.
Se almacena en un archivo físico o electrónico.
3.
Se utiliza para dar cumplimiento a un mandato legal o contractual.
4.
La información personal almacenada será actualizada cuando sea necesario, previa autorización del Titular.
5.
Se realizan copias de seguridad de las bases de datos que contienen la información personal objeto de tratamiento.
6.
No se comparte con ninguna entidad pública o privada con la cual no se tenga una relación contractual, exceptuando los casos establecidos en la ley, y para atender requerimientos judiciales o de entes de control como la Superintendencia de Puertos y Transporte, Superintendencia de Industria y Comercio, Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN, Contraloría General de la República, Fiscalía General de la Nación, entre otras.
7.
Se suprimirán los datos semiprivados, privados y sensibles una vez hayan cumplido la finalidad del tratamiento (artículo 11 del Decreto 1377 de 2013). Los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
8.
Se trasmite a los terceros con los cuales se tenga una relación contractual y que realizan pruebas y la administración de las bases de datos, con observancia de lo establecido en el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013.
9.
No se usan para ofrecer servicios o productos a terceros.
10.
No se usa para ninguna otra finalidad diferente a la establecida en la presente Política.
Finalidad de Tratamiento
de la información personal
LLC es Responsable del tratamiento de los datos personales, privados, semiprivados y sensibles de todos sus Clientes, empleados, Conductores, contratistas, proveedores, colaboradores y aliados, sobre los cuales decida de forma autónoma y directa. Para esto, LLC cuenta con los recursos humanos, tecnológicos, financieros y de infraestructura administrativa de calidad, con el fin de atender de manera valida y ecuánime el tratamiento, así como la protección y confidencialidad necesario sobre la información, para garantizar el ejerció de los derechos de los Titulares.

Esos datos son recolectados, almacenados, actualizados, organizados, rectificados, transmitidos y en general administrados, de acuerdo con la respectiva relación laboral, comercial o civil, aplicando las siguientes políticas:

1.
LLC reitera su compromiso en efectuar un correcto uso y tratamiento de la Información Personal de sus Titulares, evitando el acceso no autorizado a terceros, que permita conocer, modificar, divulgar o eliminar la información, salvo en los casos plasmados y delimitados en la ley.
2.
LLC, solicita a cada uno de los Titulares de la información solamente los datos necesarios con el fin de cumplir con su deber de administrar el riesgo en salud, ajustándose a las facultades y funciones asignadas por la normatividad legal vigente que delimita el Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSSS) y su desarrollo.
3.

Con excepción únicamente de los casos taxativamente plasmados en la ley, el Tratamiento de la Información Personal solo podrá efectuarse con previo consentimiento del Titular. Este consentimiento debe ser otorgado de manera expresa manifestándolo de forma escrita, electrónica, oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir que otorgo autorización. La información personal sensible requerida será de libre y voluntaria entrega por parte del respectivo Titular.

4.
LLC podrá solicitar a sus Clientes, empleados, conductores, contratistas, proveedores, accionistas, colaboradores y aliados la información personal necesaria para establecer la respectiva relación y vinculación jurídica o contractual. La información personal sensible requerida será de libre y voluntaria entrega por parte del respectivo Titular, quien deberá otorgar su consentimiento y autorización para ser tratada.
5.
La solicitud de revocatoria de la Autorización para el Tratamiento de Información Personal o la supresión de información registrada en nuestras bases de datos, no será procedente cuando el Titular que así lo solicite, tenga el deber legal o contractual de permanecer en ellas.
Las siguientes son las Finalidades del Tratamiento de la Información Personal proporcionada por los Titulares a LLC:
1.
Vinculación para el servicio de transporte terrestre de carga prestado por LLC.
2.
Permanente actualización de la información personal entregada por el Titular, acorde con los decretos 806 de 1998 y 1703 de 2002 y, demás normas que lo soliciten.
3.
Emisión de autorizaciones requeridas para la prestación del servicio público de transporte terrestre de carga.
4.
Generación de remesa terrestre de carga.
5.
Entrega de reportes de información objetiva de obligatorio cumplimiento para las empresas con una Resolución de habilitación emitida por el Ministerio de Transporte.
6.
Emisión de respuestas a los requerimientos de las entidades de control.
7.
Realizar las verificaciones en bases de datos y listas restrictivas para dar cumplimiento Resolución 74854 de 2016 de la Superintendencia de Puertos y Transporte referente a la implementación de un Sistema Integral para la Prevención y Control de Lavado de Activos, Financiamiento de terrorismo y Financiación de Proliferación de Armas de Destrucción Masiva – SIPLAFT-PADM -.
8.
Realizar evaluaciones de calidad en los servicios de transporte terrestre de carga ofrecidos por LLC.
9.
Suministro de información de contacto a los autoridades policivas y administrativas del orden territorial o nacional, y cualquier otra que ejerza control sobre el servicio público de transporte terrestre de carga y/o control de carreteras.
10.

Atender peticiones, quejas o reclamos.

11.
Informar sobre nuevos servicios o cambios en los existentes.
12.
Realizar encuestas o estudios internos.
Los Titulares de la información de los cuales sus datos personales sean tratados por LLC podrán ejercer los derechos contemplados en la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y en especial los que a continuación se relacionan:
1.
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la información que se haya recogido en las bases de datos. Este derecho opera igualmente frente a los datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
3.
Ser informado respecto del uso que se les dará a sus datos personales.
4.
Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución.
5.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
6.
Los consagrados en el artículo 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia.
7.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
8.
Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de niñas, niños y adolescentes.
Deberes y obligaciones
del responsable del tratamiento
De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, LLC está obligada a cumplir, entre otros, con los siguientes deberes:
1.
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2.
Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
3.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6.
Actualizar la información, comunicando todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
8.
Conservar únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
9.
Garantizar el respeto de las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10.
Tramitar las consultas y reclamos formulados por el titular.
11.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
12.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
13.
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
14.
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
15.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

Autorización

Para el Tratamiento de Datos Personales de los grupos de interés, el Responsable del Tratamiento, solicitará la autorización previa e informada del Titular de la información, la cual deberá se obtendrá por cualquier medio siempre y cuando pueda ser objeto de consulta posterior, incluyendo:

(I) Digital
(II) Telefónica
(III) Física

La autorización será otorgada por el consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.

Contenido de la autorización
La autorización deberá ser conservada como medio de prueba del contenido de la autorización y tiene por finalidad informar:

• El Tratamiento (propósito) al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
• El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
• Los derechos que le asisten como Titular.
• La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.
• Además de la facultad del Responsable de consultar la listas restrictivas de SIPLAFT y actualizar los registros de SIPLAFT.

Revocatoria
de la autorización
El titular de los datos personales podrá en todo momento solicitar a LLC la revocatoria de la autorización otorgada, mediante la presentación de un reclamo. La revocatoria de la autorización no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la(s) base(s) de datos del Responsable del Tratamiento.

Si vencido el término legal para atender el reclamo, no ha eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización.

Responsable de la atención de
Consultas, Peticiones y Reclamos
El Área de Servicio al Cliente será el área encargada de recibir las peticiones, quejas o reclamos de los Titulares de los Datos Personales. Esta área se encargará de realizar el manejo interno que sea necesario a efectos de garantizar una respuesta clara, eficiente y oportuna al Titular del Dato.

Área: Gerencia

Teléfono:
3146045182 – 3137224586

Correo electrónico: gerencia@lineaslogisticas.com.co

Procedimiento para
Consultas, Peticiones y Reclamos
Las consultas, solicitudes y reclamos deberán ser presentadas por el Titular de los Datos Personales, causahabientes o representantes, a través de los medios previamente citados y deberán incluir la identificación del Titular, causahabiente o representante, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, los documentos que lo soportan y anexar los datos de contacto y/o notificación.
1. Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:
  1. Nombre completo y apellidos
  2. Datos de contacto (Dirección física, electrónica, teléfono y numero celular)
  3. Motivos y/o hechos que dan lugar al reclamo, narrando una breve descripción del derecho que desea ejercer. (Conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización efectuada, revocar, suprimir y/o acceder a la información.)
  4. Firma y número de identificación.
Acreditación de la calidad del solicitante que formula la petición, consulta o reclamo

Los Titulares de la información, y las personas debidamente autorizadas por éstos o sus causahabientes, deberán acreditar su identidad de la siguiente manera:

  1. Las solicitudes presentadas por los causahabientes a través de documento escrito, deberán acreditar el parentesco el registro civil de nacimiento o de matrimonio y copia de su documento de identidad.
  2. Las solicitudes presentadas por el Representante Legal y/o los apoderados a través de documento, deberán presentar copia auténtica del poder y/o documentos que acredite la representación y de su documento de identidad.
  3. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se podrán ejercer por las personas que estén facultadas para representarlos.
Procedimiento para atender las peticiones y consultas de los Titulares de la información
Responsable del Tratamiento, atenderá las consultas o solicitudes en un término no mayor a diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta o solicitud dentro de dicho término, se le informará al usuario expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Procedimiento para atender reclamos de los Titulares de la información
Responsable del Tratamiento, dará respuesta a los reclamos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del reclamo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En caso que el escrito de reclamo resulte incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si el Responsable del Tratamiento, no es el competente para resolver el reclamo, le dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea atendido.

Actualización de información
Personal de los usuarios/afiliados
Un afiliado puede actualizar sus datos personales a través de los siguientes canales:
1. Sitio web oficial de LLC: http://www.lineaslogisticas.com.co/
2. Correo electrónico: gerencia@lineaslogisticas.com.co
3. Línea telefónica: 3146045182 – 3137224586.
Actualización de la política
La presente Política puede ser actualizada periódicamente y sin previo aviso. No obstante, en caso de realizar algún cambio a la misma, LLC antes o en el momento de la publicación enviara un correo a los Titulares de la información, en la cual se ponga de presente la nueva versión de la Política de tratamiento de datos personales.
Vigencia
La presente Política rige a partir del 25 de Agosto de 2021.

La Política de tratamiento de datos, se mantendrá vigente mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidas en el cuerpo de la misma.
Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantengan y utilice la información para las finalidades descritas en esta Política. Una vez se cumplan las finalidades y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestra base de datos. Los datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlo.

Anexos
Hacen parte integrante de la presente Política, los siguientes anexos:
Anexo 1: Aviso de Privacidad
Anexo 2: Autorización de uso de datos personales
Anexo 3: Formulario SIPLAFT- Persona natural
Anexo 4: Formulario SIPLAFT- Persona jurídica
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